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Afin de faciliter les échanges et la co-construction d’alternatives, voici quelques outils qui peuvent aider à organiser des temps collectifs physiques ou téléphoniques ou bien à envoyer facilement des informations au collectif. Nous vous proposons plutôt les outils mis en place par Framasoft qui est une association diffusant des logiciels libres mais certains outils ne sont mis en place que par google, avec le risque d’utilisation des données.
Ces propositions ne sont pas exhaustives, nous vous invitons à les enrichir en nous contactant.
Nous vous recommandons : framalistes.org
Une liste de diffusion ou mailing-liste vous permet d’envoyer un mail à un groupe de personnes concernées par un sujet et de recevoir les mails de toute personne inscrite dans cette liste. Cela permet de partager des informations, d’envoyer des documents, rappeler la date du prochain rendez-vous...sans avoir à taper toute une liste d’e-mails.
La liste des membres de la mailing-liste est définie pas les créateurs de la liste et peut être enrichie au fil du temps de façon très simple, en ajoutant les mails des nouveaux membres du groupe.
Penser à se mettre dans la liste mail sinon on ne reçoit pas les informations.
Exemple de démarches de création et mise en place d’une liste de diffusion par les participant-es d’un atelier RAF :
Document d’explication édité par Framasoft sur le fonctionnement d’une liste de diffusion :
Vous ne pourrez écrire à la liste de diffusion qu’avec votre adresse mail enregistrée. Vérifier si les mails de la liste n’arrivent pas dans vos courriers indésirables. Conformément à la loi « informatique et libertés », les données concernant les membres de cette liste ne doivent ni être vendues, ni échangées. Chaque membre de la liste dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, ou de suppression de ses données.
Nous vous recommandons l’utilisation de Framadate. . Ce système permet de définir plusieurs dates et heures pour caler un rendez-vous (réunion physique, téléphonique, sortie en forêt, calage de chantiers,...) à plusieurs. Les personnes disposant du lien vers le formulaire de dates pourront marquer leur disponibilité et ainsi vous pourrez ensemble choisir la date et l’heure qui convient au plus grand nombre.
Si la date de la réunion est calée très en amont, il peut être utile de faire un rappel en envoyant l’ordre du jour ou des infos sur l’accès,...quelques jours avant le rendes-vous.
Le système proposé par OVH est gratuit et fonctionne très bien : OVH conférences téléphoniques.
La conférence peut accueillir jusqu’à 50 participant-es. Par contre, on ne peut envoyer les codes d’accès aux participant-es que 24h à l’avance. Certaines personnes ne se connectent pas souvent à internet et il peut être utile de leur envoyer les codes de la réunion (numéro à appeler et code d’accès) par sms.
L’outil framatalk vous permet d’organiser une visioconférence. Cela peut être utile de se voir quand on ne s’est pas encore rencontré. Il est aussi possible de partager son écran et donc les mêmes documents.
Le RAF dispose d’un abonnement au service de visioconférence Zoom qu’il peut également mettre à disposition des branches locales.
Pour faciliter la prise de note collective pendant une réunion, il est possible d’écrire à plusieurs et (relativement) en même temps sur un même document. Le système Framapad propose ce service. Les documents ont une durée de vie maximale de un an (durée paramétrable qui peut être plus courte) pour ne pas encombrer les serveurs. Il faudra donc penser à sauvegarder votre document sous un autre format avant qu’il ne disparaisse...
Ce type de document collaboratif peut être aussi utile quand on veut que d’autres personnes réagissent sur un écrit. On fait une première version sur un framapad, on envoie le lien à un ensemble de personnes (en leur octroyant le droit de commenter/suggérer des modifications) et elles peuvent ainsi apporter des améliorations au texte proposé. Il faudra veiller aux conditions de partage : souhaite-t-on juste que les personnes lisent le texte ? Le modifie ? Y mette des commentaires ?
Pour des documents que vous souhaitez utiliser sur plusieurs années, il est possible d’utiliser googledoc. Il faut alors se créer un compte google...
Le système framaform fonctionne très bien et permet ainsi de réaliser des bulletins d’inscription, une enquête,...
Les résultats prennent la forme d’un tableau csv téléchargeable sous excel (ou logiciel équivalent) et peuvent ainsi être facilement analysés.
Vous pouvez créer un évènement sur le site Mobicoop, réseau de covoiturage libre et sans commissions. Les participants pourront alors s’organiser pour covoiturer.
Vous pouvez tout simplement utiliser une liste de diffusion ou utiliser une plateforme qui vous permettra d’envoyer un mail mis en page avec des photos, des couleurs de fond, votre logo,...
Il existe plusieurs plate-formes d’envoi de mailings :
Il y a un nombre limité d’envois de façon gratuite (300 à 2000 selon les plateformes). Il est possible de se créer un modèle de mail et de le ré-utiliser pour des envois réguliers d’informations.
Il existe plusieurs plate-formes de collecte de dons. Nous vous recommandons HelloAsso ou bien la plate-forme Zeste mise en place par La Nef.
HelloAsso vous propose plusieurs systèmes et est très souple pour modifier la date de fin, le montant de la collecte, etc. et il est possible d’insérer un bouton de collecte, ou le formulaire de don directement sur votre site Web. La rémunération de la plate-forme se fait par pourboire, donc au libre choix du donateur. La plate-forme émet des reçus fiscaux.
La plate-forme Zeste est dédiée aux projets liés à la transition énergétique et solidaire. Elle permet de géolocaliser votre projet, de mettre une vidéo,... Votre projet doit être accepté. Un interlocuteur vous accompagnera alors pour vous aider à présenter votre projet et communiquer dessus. Zeste se rémunère en prenant 8 % du montant collecté. Prévoir donc d’intégrer cette dépense dans le montant à collecter.